Digitalizacja w procesie audytowania

Digitalizacja procesu audytowania

Każda organizacja, która dba o to, aby jej procesy były optymalne i przebiegały zgodnie
z założonymi standardami, ma wypracowany System Audytów. Jest to kierunek jak najbardziej słuszny i wręcz konieczny. Pytaniem pozostaje jak zaprojektowany jest proces audytowania by jego cel został osiągnięty?

Dla przypomnienia przywołam definicję audytu zgodnie z Normą ISO 9000:2015:

„Audyt to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania obiektywnego dowodu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów audytu”

 

W zależności od profilu organizacji, wdrożonych systemów oraz oferowanych przez nią produktów i usług można spotkać kilka rodzajów audytów (Rys. 1)

Rys.1 Rodzaje Audytów

W swojej drodze zawodowej spotkałam się z różnymi rozwiązaniami, zazwyczaj dosyć skomplikowanymi. O większości z nich nie można było powiedzieć, że były „user friendly”.

Najczęściej spotykanym rozwiązaniem są harmonogramy utworzone w programie Excel wraz z bazą pytań Audytowych, które przed pójściem na audyt należy wydrukować a jego zakończeniu wpisać wyniki do bazy Excel oraz poinformować właściciela o niezgodności (Rys.2).

Rys.2 Schemat przebiegu procesu Audytu

Z praktyki mogę powiedzieć, że tak skonstruowane procesy audytowe są niestety mało skuteczne a nawet skłoniłabym się do stwierdzenia, że NIESKUTECZNE. Wymagają od użytkowników dużo samodyscypliny i żelaznego przestrzegania zasad. Samej nie raz zdarzało mi się wykonać audyt, lecz jego wynik wysłać po kilku dniach, gdy znalazłam chwilę na przepisanie wyników. O niezgodnościach, które zaobserwowałam już dawno zapomniano
a w ich miejscu pojawiły się nowe.

 

Jako praktyk z obszaru Lean w takim rozwiązaniu dostrzegam ogrom MUDA, w tym:

  • Nadmierne przetwarzanie
  • Zbędne ruchy
  • Oczekiwanie
  • Błędy
  • Niewykorzystany potencjał ludzki
  • Przedawnienie

 

A przecież jest ROZWIĄZANIE…….

 

Na rynku komercyjnym można znaleźć kilka rozwiązań usprawniających procesy audytowe.

Moim ulubionym, na którym chciałabym się zatrzymać jest auditomat (auditomat® – nasza nowa reklama wideo, dowiedz się więcej! – YouTube).

Dlaczego polecam to rozwiązanie?

Auditomat to platforma kompleksowo wspierająca procesy ciągłego doskonalenia

i monitorowania przestrzegania standardów w pracy. System jest bardzo intuicyjny
i elastyczny, dzięki czemu można opracować samodzielnie zarówno proste listy kontrolne, jak i również rozbudowane audyty wewnętrzne np. ISO.

Wdrożenie auditomatu, to nie tylko znaczne uproszczenie procesu przedstawionego na  Rys.3:

 

Rys.3 Schemat przebiegu procesu Audytu przy zastosowaniu narzędzia typu auditomat

To również szereg korzyści i obowiązkowy krok w rozwoju nowoczesnej firmy:

 

 

Rys.4 Korzyści z zastosowania rozwiązania typu auditomat

 

Poprzez zastosowanie opisanego powyżej rozwiązania eliminujemy praktycznie wszystkie wskazane powyżej MUDA. Co więcej, firma wybierająca ten kierunek staje się bardziej zrównoważoną pod kątem ekologicznym:

  • Mniejsze zużycie papieru
  • Mniejsza eksploatacja drukarek oraz materiałów eksploatacyjnych
  • Zmniejszony ślad węglowy
  • Oszczędność energii

Mam nadzieję, że tym krótkim artykułem przekonałam choć kilka osób, że digitalizacja procesów w firmie to właściwy kierunek. Digitalizacja procesu audytów może okazać się tylko początkiem drogi do zrównoważonego rozwoju, który zakłada przemyślane korzystanie

z zasobów w taki sposób, by wystarczyły one do budowania dobrobytu obecnego pokolenia, ale też mogły zaspokajać potrzeby w przyszłości.

Do końca września na hasło „Sylwia” otrzymasz 5% rabatu na zakup licencji proponowanego rozwiązania auditomat® | Audit processes automation.

 

Sylwia Kruczyńska

 

Przeczytaj także:

 

Relacje z dostawcami w duchu Lean Management

 

Oceń proszę post

Wybierz liczbę gwiazdek

Średnia ocena: 5 / 5. Liczba ocen: 1

Brak ocen. Bądź pierwszy który oceni.