Lean Management w zakupach – czy to ma sens?
Dział zakupów, dla jednych „piąte koło u wozu” dla drugich serce organizacji. Zależenie od wielkości firmy i jej podejścia do procesu zakupów można spotkać zcentralizowane działy zakupów, zarządzane korporacyjnie bądź samodzielne jednostki działające na swoich zasadach w swojej firmie. Osobiście, jako osoba pracująca kilka lat w dziale zakupów uważam, że dział zakupów to strategiczny element organizacji niezależnie od jej wielkości. Dział, w którym generuje się, w zależności od przedsiębiorstwa, nawet 80% – 90% kosztów organizacji. (rys.1)
Rys.1 Udział kosztów zakupu w kosztach organizacji
Każdy kto pracował, lub pracuje w dziale zakupów systematycznie dostaje zadanie „Redukcja kosztów zakupu”. Niektórzy idąc za ciosem próbują wycisnąć z dostawcy ostatnie poty, a w razie wyczerpania możliwości przerzuca się na zakup u tańszego dostawcy.
Ale czy tańszy oznacza lepszy? Lub chociaż porównywalnie dobry jak dotychczasowy dostawca?
Z doświadczenia wiem, że takie podejście przynosi efekt, ale bardzo krótkoterminowy.
I właśnie tutaj w grę wchodzi Lean Management.
Koncepcja Lean Management w Zakupach ma na celu przede wszystkim długotrwale podniesienie wydajności procesów zakupowych. Precyzując, chodzi o redukcję czasu przebiegu procesów w całym strumieniu wartości, poprzez stabilne dostawy, co wpływa na obniżenie kosztów ogólnych.
Ogromnie ważnym elementem przy podnoszeniu efektywności działów zakupów jest także integracja dostawców na zasadzie partnerstwa, podejście takie praktykuje Toyota od ponad 75 lat.
Taiich Ohno (1912 – 1990)
Lider, twórca zarządzania organizacją według podejścia Toyota Production System (TPS), które przyjęło nazwę Lean Management, w odniesieniu do współpracy z dostawcami powiedział „ Osiąganie celów biznesowych poprzez zastraszanie dostawców jest całkowicie obce duchowi TPS”.
Lean Management, nie jest więc tylko teorią zarządzania – jest poparte poprzez kilkadziesiąt lat praktyki.
Tradycyjna rola kupca vs kupca w duchu Lean Management
W tradycyjnej organizacji kupiec odpowiedzialny jest za zapewnienie dostępności materiału/surowca/komponentów we właściwym czasie, po najniższym koszcie, najwyższej jakości zgodnie z wymogami klienta (wewnętrznego i zewnętrznego).
W organizacji, w której dział zakupów jest zarządzany zgodnie z duchem Lean Management kupiec odpowiedzialny jest za zapewnienie ciągłego, niezakłóconego, zgodnego z potrzebami klienta przepływu materiału/surowca/komponentów oraz informacji w całym łańcuchu dostaw (przepływ jest najważniejszym celem, ponieważ redukuje MUDA w łańcuchu dostaw).
Rys.3 Podejście do dostawcy w podejściu Lean Management
Dział zakupów, działający zgodnie z Lean Management skupia się głównie na:
- Poznawaniu rzeczywistych potrzeb zakupowych swoich klientów poprzez budowanie „tandemów zakupowych”
- Zapewnieniu dostępności materiałów zgodnie z podejściem Just In Time
- Budowaniu i utrzymywaniu długofalowych relacji z dostawcami
- Wspólną pracą wraz z dostawcami nam produktami i ich kosztami (ESI – Early Supplier Involvment)
- Redukcji zapasów w organizacji a tym samym poprawie Cash flow
- Identyfikacji, redukcji i eliminacji zbędnych operacji oraz błędów w procesie zakupowym
- Podejściu do ceny zakupionych materiałów/towarów jako TCO (Total Cost of Ownership)
- Minimalizowaniu czasu przepływu od momentu zgłoszenia zapotrzebowania do dostawy.
Odpowiadając na pytanie zawarte w tytule artykułu – czy Lean Management w Zakupach ma sens? Moim zdanie ma i nie tylko ma sens, ale także ma uzasadnienie biznesowe. Dzięki zastosowaniu podejścia Lean Management firma jest w stanie wygenerować długofalowe korzyści organizacyjne oraz finansowe. Zakorzeniona kultura Lean Management sprawia, że organizacja stale się uczy i rozwija.
Szerzej na temat Lean Management w Zakupach można posłuchać na bezpłatnym wykładzie umieszczonym na platformie EduCert (www.educert.pl)
