Nawet osoba posiadająca ogromną wiedzę merytoryczną i spore doświadczenie w wykonywaniu swojego zawodu, może zaprzepaścić działanie całego zespołu poprzez braki w umiejętnościach komunikacji. Lider zespołu, ale nie tylko on, powinien posiadać zdolność sprawnego komunikowania się z pozostałymi osobami, które razem z nim pracują nad powodzeniem danego przedsięwzięcia.
Sprawne przekazywanie informacji, delegowanie zadań i przyznawanie określonego zakresu kompetencji znacznie ułatwia pracę. Niestety, często wiedza merytoryczna nie idzie w parze z umiejętnościami komunikacyjnymi menadżera. To z kolei może być przyczyną załamania się nawet najlepszych systemów zarządzania.
Idealne przedsiębiorstwa nie istnieją i trudno zbudować takie, które od samego początku będzie unikać wszelkich trudności w komunikacji, czy to między pracownikami, czy pracownikami a przełożonymi lub między kierownictwem. Nie na wszystko możemy się od razu przygotować, nie każdy błąd od razu zauważyć. Co sprawia, że komunikacja jest utrudniona? Jakie zachowania są błędne? Co sprawia, że przepływ informacji nie jest odpowiedni?
Jak błędy w komunikacji w zespole zdarzają się najczęściej?
- centralizacja decyzji
- niekonstruktywna krytyka
- obrażanie się
- brak informacji zwrotnej
- wycofanie, unikanie kontaktu
- niespójne komunikaty werbalne i niewerbalne
- nieprecyzyjne oczekiwania lub zakres obowiązków
- brak komunikacji na temat ogólnych celów i strategii firmy
- nagradzanie ze względów osobistych, a nie merytorycznych
Przykład dobrej komunikacji dają w zespołach menedżerowie, w mniejszych firmach dyrektorzy lub właściciele. Jeśli oni popełniają błąd na swoim szczeblu, zespołowi jest trudniej wypracować prawidłowe wzorce komunikacji. W każdej grupie to lider tworzy i proponuje pewne normy zachowania i zasady komunikacji, a zespół je przejmuje lub – w przypadku słabego – lidera próbuje kreować własne. Bywa, że przełożony używa tak destrukcyjnych narzędzi komunikacji, że zespół nie może się zawiązać albo tak silnie odczuwa skutki tej komunikacji, że odbija się to negatywnie na efektach pracy w zespole. Więc, co można zrobić aby usprawnić komunikację?
Jak usprawnić komunikację w zespole?
- W miarę możliwości systematycznie spotykaj się z ludźmi w zespole.
- Udzielaj rzetelnej informacji zwrotnej, zarówno przy okazji ocen okresowych, jak i na bieżąco.
- Deleguj zadania i odpowiedzialność.
- Dbaj o spójność komunikatów werbalnych i niewerbalnych.
- Aktywnie słuchaj swoich współpracowników: skoncentruj się tylko na rozmowie; nie przerywaj wypowiedzi; dopytaj, jeśli czegoś nie rozumiesz i parafrazuj, to co usłyszałeś.
- Odpowiednio przygotuj się, jeśli chcesz przekazać ważne informacje w zespole
Wymiana informacji powinna być oparta na szczerości oraz zaufaniu, a do tego niezbędne jest zrozumienie celów organizacji i potrzeb pracowników. – Efektywna komunikacja musi mieć charakter dwustronny – ważny jest zarówno przekaz jaki i jego odbiór. Musimy też uważnie wsłuchać się w potrzeby zespołu, by wyważyć ile dokładnie informacji potrzebuje, jakie informacje są pożądane i kiedy najlepiej je przekazać
Właściwa komunikacja ma znaczący wpływ na atmosferę pracy w zespole. A to przekłada się na motywację do działania, skuteczną współpracę, a tym samym wyniki pracy całej grupy. A Wy jakie macie doświadczenia z komunikacji w pracy?
Bibliografia: Mikułowski J. (1983), Nęcki Z., Komunikowanie skuteczne, Kraków; James A.F. Stoner, Charles Wankel (1994), Kierowanie, Warszawa
Autor artykułu:
Agnieszka Kusz – kierownik produkcji, trener biznesu.
