7 kroków do zarządzania przez KPI

Nie osiągasz założonych celów? Nie wiesz dokładnie gdzie tracisz wydajność i efektywność swojego procesu? Nie jest źle, ale chciałbyś żeby było lepiej i zastanawiasz się co poprawić? W takim razie potrzebujesz KPI ( Key Point Indicators).  W tym artykule postaram Ci się w krótki sposób przedstawić cel i sens stosowania KPI dla procesu produkcji.

1.Co to są KPI?

KPI to inaczej pewnego rodzaju wskaźnik, liczba która mówi Ci coś o mierzonym procesie. W zależności od rodzaju procesu pożądane jest, żeby trend dla danego KPI był albo rosnący (np. Productivity) albo malejący (np. Scrap Rate). Jeśli nie mierzysz swoich procesów, nie jesteś w stanie nimi zarządzać i podejmować odpowiednich działań. Bez odpowiednio dobranych KPI ciężko będzie Ci wskazać kierunek poprawy.

 

 

2.Dobór odpowiednich KPI

Na początek zastanów się po co Ci w ogóle KPI? Co mają Ci pokazać i jakie informacje chcesz uzyskać  stosując KPI. W sieci możesz znaleźć dziesiątki jeśli nie setki KPI. Rzecz w tym, żeby dobrać takie KPI które będziesz w stanie monitorować i które w realny sposób wskażą Ci kierunek poprawy – bo po to przecież wprowadzamy KPI.

 

Dla przykładu:

Jeśli Ty i Twoi liderzy „czujecie”, że  macie problem z jakością produkowanych elementów oraz duża ilością scrapu (produkt NOK) warto wprowadzić i monitorować współczynnik Scrap Rate  mówiący o udziale sztuk niezgodnych w odniesieniu do osiągniętego wyniku produkcyjnego. Dalsze analizy mogą wskazać Wam z której maszyny albo na której operacji jest największy odsetek odrzutów (zasada Pareto) co z kolei pozwoli  skoncentrować się już detalicznie na problemie.

Przykład = Scrap Rate = NOK /ALL

 

Special case: czasem warto przeanalizować scrap pod kątem finansowym, szczególnie jeśli produkty które wytwarzamy są różnej wartości. Być może wtedy warto monitorować i usprawniać proces redukując scrap dla najdroższych komponentów.

 

Innym przykładem KPI może być BTS ( Build to Schedule) który mówi Tobie w jakim został zrealizowany plan produkcyjny w odniesieniu do tego jak został zaplanowany pod wysyłki. Sama realizacja targetu w sztukach nie wystarczy, wręcz często może być zgubna. Trzeba produkować to czego oczekuje klient. Produkcja tylko dla samego wykonu, na magazyn, żeby osiągnąć ilościowy cel produkcyjny to nadprodukcja, jeden z rodzajów MUDA.

Dlatego przy doborze KPI warto rozważyć nie co możemy mierzyć ale jakie wyniki mają znaczenie dla wydajności naszej produkcji.

 

3.Śledzenie KPI

Wybranie odpowiednich KPI które będą obrazowały wydajność oraz efektywność  Twojego procesu to dopiero pierwsza część zadania. Kolejnym krokiem jest ich monitoring. Jak często? To już zależy od Ciebie, sytuacji, możliwości oraz od wskaźnika. Pewne wskaźniki jak Yield, OEE, ilość Near Miss warto monitorować codziennie żeby mieć ten komfort i możliwość szybkiej reakcji. Inne jak Productivity czy DIO (Day in Inventory) można śledzić tygodniowo czy nawet miesięcznie. To zależy od wpływu danego wskaźnika na Twój biznes oraz od tego jak szybko chciałbyś podejmować decyzje.

 

4.Jak określić cel dla KPI?

 

Jak wiemy cele powinny być SMART. To samo dotyczy KPI. Co prawda można już na początku wyznaczyć pewne cele o ile są one konieczne z punktu widzenia i prowadzenia biznesu jak np. dzienna ilość wyprodukowanych dobrych produktów na wyjściu z procesu produkcji (Finisch Goods) jednak jeśli nie zmusza nas do tego sytuacja jestem zwolennikiem  wyznaczania celów w 4 krokach:

 

A – zmierz wydajność obecnego procesu. Jakie obecnie osiągasz wyniki? Określ średnią dla danego przedziału czasowego, produktów, maszyn itd. w oparciu o realne dane z Genba. Nie koloryzuj, nie pokazuj, że wynik jest lepszy niż codzienna rzeczywistość.

 

B- Określ średnią wartość jaką otrzymywałeś podczas mierzenia danego procesu i w oparciu o to ustal target. To jest Twój punkt wyjścia. Im więcej będziesz miał pomiarów i danych tym ten wynik będzie bardziej realnie oddawał realny obraz danego procesu.

 

C-Nadal mierz proces. W przypadku kiedy Twoje wyniki będą powyżej lub poniżej targetu (w zależności od rodzaju KPI) reaguj na bieżąco wprowadzając działania korygujące stosując podejście Kaizen oraz Problem Solving.

 

D- Kiedy widzisz progres i osiągasz założone wyniki – skoryguj target o niewielką wartość – żeby w ramach Ciągłego Doskonalenia dalej podnosić efektywność mierzonego procesu.

 

5. Odpowiednia ilość KPI

Polskie przysłowie mówi „co za dużo to niezdrowo”. W przypadku dobory KPI trzeba kierować się także tą zasadą. Ogranicz ilość monitorowanych KPI do potrzebnego minimum. Niech będą jasne, czytelne ale też zrozumiałe dla ludzi. Być może imponująco wygląda ściana z dziesiątkami KPI jak rozkład lotów na lotnisku ale kto będzie je aktualizował, śledził i podejmował stosowne kroki? Umiar w tym przypadku będzie jak najbardziej pożądany.

Przykład: Po co śledzić udział przezbrojeń w czasie produkcji jeśli masz kilka przezbrojeń w ciągu miesiąca i nie stanowią one większego problemu dla Twoich kierowników produkcji?

 

6.Zarządzanie Wizualne

Skoncentruj się zarówno na tym jakie KPI chcesz śledzić jak również w jaki zespół Twój zespół, pracownicy będą mieć do nich dostęp. Wskaźniki zaszyte gdzieś głęboko w czeluściach wewnętrznych dysków sieciowych do których nie wszyscy mają dostęp to zły pomysł. Postaw na Visual Management. Bądź w tej kwestii transparentny. Pokazując pracownikom wyniki budujesz kulturę zaangażowania w wspólne rozwiązywanie problemów.

 

7.Szkolenie z KPI.

Na sam koniec coś o czym bardzo często się zapomina. Szkolenia z stosowanych KPI. Twoi pracownicy, liderzy a także operatorzy  muszą wiedzieć co obrazuje dany KPI i jaki mają na niego wpływ. Bez zrozumienia jak ich praca wpływa na dany wskaźnik a wskaźnik na organizację  KPI Board będzie tylko ścianą gdzie są „jakieś” kartki z „jakimiś” wykresami.

 

Podsumowanie.

Zbyt dużo firm dobiera KPI bo są ciekawe, wyglądają trendy albo bo wszyscy je używają choć nie wiemy co mamy dalej z nimi robić.  A szkoda. Bo w KPI tkwi ogromny potencjał. A Ty jakie masz zdanie na temat KPI? Używasz w pracy KPI? A może interesuje Cię jak dobrać KPI do konkretnego obszaru? Dajcie znać w komentarzach….

Powyższy artykuł został inspirowany książką „Kluczowe wskaźniki efektywności KPI” autorstwa David Parmenter.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Książka do nabycia: https://webep1.com/go/9f3c5156c8

Oceń proszę post

Wybierz liczbę gwiazdek

Średnia ocena: 0 / 5. Liczba ocen: 0

Brak ocen. Bądź pierwszy który oceni.

One comment on “7 kroków do zarządzania przez KPI

Leave a comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *